Cos’è l’IVR – Interactive Voice Response
IVR: tecnologia avanzata che ottimizza i call center, riduce i costi e migliora l'esperienza del cliente.
Differenze tra centralino analogico e digitale: qual è la scelta ideale per il tuo business
Lavorare a stretto contatto con i propri collaboratori e clienti, seppure separati da una cornetta telefonica, è un’attività complessa.
Per questo motivo è importante scegliere gli strumenti giusti per il proprio business. La ricerca tecnologica sta facendo passi da gigante, tanto da permettere l’utilizzo di strumenti meno complicati. Questo aspetto è fondamentale, soprattutto nel periodo in cui lo smart working è una modalità lavorativa contemplata da una bella fetta di lavoratori.
Se stai valutando quale centralino telefonico rappresenti la scelta ideale per il tuo business, non puoi non conoscere le differenze tra centralino analogico e digitale.
Cosa sono i centralini analogici
I centralini analogici, anche detti centralini tradizionali, sono nati per agevolare la comunicazione aziendale. Ma come funziona il centralino analogico? Il segnale viene trasferito su fili di rame sotto forma di onde. Un telefono analogico interpreta il suono, dunque, come un segnale elettronico. L’impulso elettronico è analogo al suono che viene interpretato. Per questo motivo si parla di segnale analogico. I limiti tecnologici di un centralino analogico sono moltissimi. Primo fra tutti i costi per la manutenzione e il mantenimento di tutta la struttura.
Cosa sono i centralini digitali
I centralini digitali, anche detti centralini virtuali, si basano sui protocolli VOIP (voice over Internet protocol). Si tratta di protocolli di segnalazione grazie ai quali le chiamate sono inviate come pacchetti dati attraverso la rete Internet locale, quindi, non richiede un apposito cablaggio telefonico. Quando questi dati vengono trasmessi attraverso la fibra ottica sono garantite prestazioni migliori e una maggiore stabilità.
La voce, dunque, viene trasformata in un segnale digitale e sfrutta la rete per essere trasmessa attraverso un codice binario 1s e 0s. Questo è lo stesso modo in cui i computer memorizzano le informazioni.
Il “cuore” di un telefono digitale, è costituito da un server cloud remoto a bordo del quale è installato un software che implementa la rete LAN dell’azienda e degli uffici con una rete telefonica IP. Questo significa che, tramite la connessione dati Internet, il centralino virtuale permette di gestire sia un numero elevato di apparecchi telefonici installati nella sede aziendale, sia gli smartphone e i dispositivi connessi di proprietà dell’azienda.
I vantaggi del centralino digitale
Il centralino virtuale, ad oggi, ha quasi completamente sostituito quello tradizionale. Anche in Italia le aziende stanno adottando questa metodologia di comunicazione più accessibile e flessibile. Ma quali sono i vantaggi di un centralino digitale aziendale? In realtà ce ne sono di diversi:
✔️ È più economico rispetto al centralino tradizionale. Vengono abbattuti i costi fissi legati alle infrastrutture fisiche. Fino a qualche anno fa, infatti, erano indispensabili costosi interventi di installazione e manutenzione degli impianti telefonici. Ad oggi, invece, è sufficiente attivare il traffico dati per usufruire del servizio.
✔️ È una soluzione fluida. Consente di gestire lo smart working e il lavoro ibrido. Tutti i collaboratori possono collegarsi da luoghi differenti dalla sede dell’azienda e dallo smartphone. Basta, infatti, digitare il numero dell’interno impostato in precedenza tramite il pannello di controllo.
✔️ È facile da gestire sia per quanto riguarda le operazioni di inizializzazione dell’intero sistema, sia per le eventuali modifiche e personalizzazioni da eseguire in tempi successivi.
✔️ È una soluzione flessibile. Il software di gestione del centralino permette alle aziende di gestire un numero elevato di numeri di telefono, interni e risorse umane anche da remoto. Per di più è possibile impostare e modificare la quasi totalità delle funzionalità dell’impianto. Dai messaggi di attesa, fino al numero di squilli previsto prima dell’eventuale trasferimento.
✔️ È affidabile. Il software in cloud, tramite il quale il centralino virtuale funziona, viene aggiornato periodicamente dal provider voip.
✔️ È sicuro. I messaggi e le chiamate sono memorizzati automaticamente tramite backup. Per questo è possibile recuperarli facilmente nel caso di eventi non programmabili e di entità straordinaria.
✔️ Ha più funzioni integrate. Il centralino comprende, oltre alle chiamate in entrata e uscita, alcuni servizi innovativi. Come per esempio strumenti di messaggistica istantanea e chat.
Oltre il centralino virtuale
I centralini virtuali stanno diventando sempre più completi e oltre alla voce, permettono di trasferire anche altre informazioni. Spesso, infatti, le soluzioni di telefonia digitale mettono a disposizione molte funzioni.
La soluzione Let’s Co, per esempio, permette di integrare il telefono digitale aziendale con servizi di comunicazione real-time, come instant messaging, telefonia IP e videoconferenze. Lo strumento offre anche la possibilità di accedere ai servizi offerti (come segreterie telefoniche, e-mail e SMS) attraverso mezzi di comunicazione differenti. Tutto qui? Certo che no. Let’s Co offre la possibilità di gestire e utilizzare la soluzione in completa autonomia, anche da remoto.
Tra le funzionalità Let’s Co più rilevanti, che vanno oltre il centralino virtuale, abbiamo:
✔️ Il risponditore automatico con voce o musica, che si attiva dal momento della chiamata del cliente all’effettiva connessione. Uno degli obiettivi di questo servizio è quello di gestire in modo ottimale le attese e lo smistamento delle chiamate;
✔️ L’eventuale integrazione con i software gestionali CRM (Customer Relationship Management) e altri programmi in uso all’interno dell’azienda;
✔️ La possibilità di effettuare videochiamate e videoconferenze. Grazie a questo servizio è possibile organizzare meeting sia all’interno del cloud, quindi con i propri colleghi, sia all’esterno contattando, così, clienti e fornitori.
✔️ La presenza di strumenti di messaggistica istantanea e chat. Il centralino virtuale consente di comunicare in modo efficace e veloce condividendo, attraverso smartphone, tablet o personal computer, file, link e immagini.
Centralino telefonico digitale e analogico: quale soluzione scegliere?
Sempre più aziende scelgono di affidarsi a un centralino in cloud. Questo strumento rappresenta uno dei principali canali di comunicazione e collaborazione tra i dipendenti e i clienti. Inoltre, grazie alle sue numerose funzionalità, è possibile coordinare e organizzare le attività lavorative inviando, per esempio, documenti e messaggi. A seconda del settore di mercato in cui si opera, questa modalità di comunicazione assume maggiore o minore importanza.
Come attivare un centralino in cloud?
Vorresti attivare un centralino in cloud per permettere ai tuoi dipendenti di comunicare e collaborare? Contatta senza un impegno un tecnico Let’s Co o ottieni una demo per conoscere la nostra soluzione.
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